Een overzicht van de categorieën van persoonsgegevens kunt u hier lezen.

Voor het geven van onderwijs, het begeleiden van onze leerlingen, en de vastlegging daarvan in de administratie van de school, worden er gegevens over en van leerlingen vastgelegd. Deze gegevens worden persoonsgegevens genoemd. Het vastleggen en gebruik van deze persoonsgegevens is beperkt tot informatie die strikt noodzakelijk is voor het onderwijs.

De Waterlelie verwerkt persoonsgegevens van haar leerlingen om de taken en verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om een leerling in te schrijven op onze school.
De meeste gegevens ontvangen wij van ouders bij de inschrijving op onze school. Ook ontvangen wij gegevens van andere organisaties. Voor deze gegevens zullen wij te allen tijde toestemming vragen. Deze gegevens, zoals die van SEIN of van de vorige onderwijsinstellingen van uw (zorg)kind, zijn nodig voor het bieden van onderwijs.

Daarnaast registreren leerkrachten en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld aanpakstrategieën en vorderingen. Er worden bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig is voor de juiste, veilige begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan medicatie, een individueel protocol voorbehouden handelingen, een medische diagnose of allergie) en informatie over psychisch welbevinden.

Bij inschrijving ontvangt u een toestemmingsformulier, waarin we bijvoorbeeld om toestemming vragen voor het uitvoeren van medische handelingen. We zullen u ook op andere momenten opnieuw om goedkeuring vragen informatie te delen, bijvoorbeeld als uw kind specialistische begeleiding nodig heeft die we als school niet zelf in huis hebben (zoals Visio), als uw kind stage gaat lopen, of als uw dochter/zoon van school gaat. We vragen geen toestemming als we volgens de wet verplicht zijn om informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs informatie nodig heeft.

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de schoolgids, vragen wij uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven toestemming in te trekken. Ook kan het zijn dat we u nog specifiek toestemming vragen voor het gebruik van beeldmateriaal voor een ander doel: zoals bij een voorlichtingsfilm over de school. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Wij sturen u aan het begin van het schooljaar een jaarlijkse reminder. Een eerder gegeven toestemming kan te allen tijde weer worden ingetrokken. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leerkracht van uw kind of bij de teamleider.

We delen leerlinggegevens met externen, alleen met toestemming van ouders, om de optimale begeleiding en onderwijs van het kind goed te kunnen afstemmen, tenzij die uitwisseling verplicht is volgens de wet.

We zullen u ook op andere momenten opnieuw om goedkeuring vragen informatie te delen, bijvoorbeeld als uw kind specialistische begeleiding nodig heeft die we als school niet zelf in huis hebben, (zoals Visio) als uw kind stage gaat lopen, of als uw kind van school gaat. We vragen geen toestemming als we volgens de wet verplicht zijn om informatie te verstrekken. Dat kan het geval zijn als de leerplichtambtenaar om informatie vraagt of als het ministerie van Onderwijs informatie nodig heeft.

De leerlinggegevens, vorderingen en afspraken van/ over de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolg- en administratiesysteem ParnasSys. Dit programma is beveiligd en toegang tot de gegevens is beperkt d.m.v. persoonlijke accounts, welke zijn ingericht middels een persoonlijk autorisatierecht.

De Waterlelie bewaart leerlinggegevens op een afgeschermd deel in haar netwerk, alleen toegankelijk voor medewerkers die deze informatie nodig hebben: groepsleiding, teamleider, persoonlijk begeleiders, orthopedagogen en maatschappelijk werkenden. Eventuele individuele handelingsprotocollen (wat te doen bij…) bewaren we in de klas omdat we het voor het grijpen moeten hebben in geval van nood. Deze protocollen nemen we ook mee als we een buitenschoolse activiteit doen.

Tijdens de lessen maken wij gebruik van digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als hij of zij inlogt. De Waterlelie heeft met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. Om leerlingen eenvoudig toegang te geven tot digitaal leermateriaal van de school, maken we op de Waterlelie onder andere gebruik van Basispoort en het COOL portaal van Cloudwise. Deze software maakt het geven van onderwijs op maat via gedigitaliseerde leermiddelen mogelijk. Het maken van bijvoorbeeld een online toets is alleen mogelijk als de docent weet welke leerlingen de antwoorden heeft ingevoerd. Ook worden er veel educatieve apps gebruikt op tablets en iPads., Hier kunnen leerlingen inloggen met een anonieme alias: dus zonder persoonsgegevens.

Gezien de privacy gevoelige gegevens die de school verwerkt zijn extra beveiligingsmaatregelen getroffen om gegevens op het juiste niveau te beschermen.

• Het schoolbestuur heeft met leveranciers van onze school strikte afspraken in verwerkersovereenkomsten gemaakt over het gebruik van persoonsgegevens, zodat misbruik wordt voorkomen;
• Voor het uitwisselen van leerling gegevens met externen maken we gebruik van versleuteld e-mail verkeer;
• Iedereen binnen en buiten de school alleen toegang heeft tot de systemen die nodig
• zijn voor zijn of haar werkzaamheden;
• Waar mogelijk en noodzakelijk krijgen medewerkers alleen toegang door middel van een extra beveilgingslaag (de gebruiker ontvang een code op een mobiel waarmee zichzelf extra identificeert);
• Toegang tot de gegevens is beperkt d.m.v. persoonlijke accounts, welke zijn ingericht middels een persoonlijk autorisatierecht;
• De Waterlelie bewaart leerling gegevens op een afgeschermd deel in het netwerk via Sharepoint en is alleen toegankelijk voor medewerkers die deze informatie nodig hebben zoals het onderwijspersoneel en onderwijsondersteunend personeel;
• We hanteren een Social media protocol waarin beschreven wordt wat leerlingen en personeel wel of niet kunnen doen online. We besteden in onze lesprogramma`s aandacht aan bijvoorbeeld wat je wel en niet online deelt op sociale media, om ook de leerlingen er bewust van te maken dat je zorgvuldig om moet gaan met je gegevens.

Scholen moeten zich aan strenge regels houden bij het verwerken van persoonsgegevens. In wet- en regelgeving is ook bepaald hoe lang scholen het leerlingdossier, examens en toetsen mogen bewaren. 

• Persoonsgegevens van leerlingen worden tot twee jaar na uitschrijving bewaard;
• Gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen moeten 3 jaar na uitschrijving bewaard worden door de school. Daarna verwijdert De Waterlelie deze gegevens.
• Gegevens over verzuim en in- en uitschrijving, het onderwijskundig rapport en administratieve gegevens worden tot 5 jaar na uitschrijving bewaard, daarna worden deze gegevens verwijdert.
• Voor het organiseren van reünies mag De Waterlelie adresgegevens van (oud-)leerlingen bewaren.

Als ouders heeft u- net als de leerling- een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens. Zo heeft u het recht om de gegevens van en over hun kind in te zien. Als de gegevens niet correct zijn, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als er gegevens zijn opgeslagen die niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De school moet dan een afweging maken tussen uw belang en het belang van het verwerken van uw persoonsgegevens. Van dit recht kunt u geen gebruik maken als de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een wettelijke verplichting.

Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw dochter / zoon of met de teamleider.

Ook leerlingen hebben rechten en naarmate ze ouder worden steeds meer. Dat is wettelijk geregeld, en dat vinden we als school ook passend bij het leerproces naar zelfstandigheid. Vanaf 16 jaar gaat het recht om toestemming te geven over op de leerling afhankelijk van het verstandelijk niveau. De leerling zal dan ook officieel toestemming moeten geven aan ouders om bijvoorbeeld het leerling dossier of het leerlingvolgsysteem in te kijken. In de toestemmingsbrieven staat dit ook vermeld. We bespreken deze rechten ook met onze leerlingen.